Merck optimierte im Rahmen eines Projekts die Prozesskette von der Entwicklung bis zur Produktion. Involviert waren Entwicklung, Qualität und Produktion an Standorten in Deutschland, der Schweiz, Italien und USA.
Unser langjähriger Kunde, die MerckKGaK, ist ein führendes Wissenschafts- und Technologieunternehmen im BereichHealthcare mehr als 64.000 Mitarbeiter in 66 Ländern.
Mit welchem Problem kam MerckKGaK auf uns zu?
Merck wollte im Rahmen eines Projekts die Prozesskette von der Entwicklung bis zur Produktion optimieren. Involviert waren drei Bereiche: die Entwicklung, die Qualität und die Produktion an verschiedenen Standorten, u.a. Deutschland, Schweiz, Italien und USA. Das Projekt startete mit inhaltlichem Schwerpunkt. Eine Projektorganisation wurde implementiert, Projektpläne erstellt, Milestones definiert und gemeinsam an der Optimierung der Prozesse gearbeitet.
Die fachliche Projektarbeit ging gut voran und gleichzeitig wurde deutlich, dass die Zusammenarbeit zwischen den Cross-funktionalen Arbeitsteams zu stärken war. Wie lässt sich in der alltäglichen Arbeit eine vertrauensvolle und partnerschaftliche Zusammenarbeit über die Schnittstellen und Standorte hinweg etablieren? .
Was haben wir gemacht?
Gemeinsam mit dem Kunden setzten wir einen angepassten ChangeProzess auf und arbeiteten die wichtigen Erfolgsfaktoren für das Projekt heraus.
1. Projektstruktur mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten
Die Projektstruktur wurde gemeinsam mit den Projektleitern entwickelt und auf die Arbeitsweise im Unternehmen abgestimmt. Dabei setzen wir auf Altbewährtes, wie Steuerungsgremien, Kern- und Arbeitsteams und integrierten agile Aspekte, wie die Anpassung der Projektstruktur an die jeweilige Projektphase. So setzetn wir die Work Streams nach der Analysephase auf und etablieren das Implementation Team sowie die Action Teams erst für die Umsetzungsphase. Damit konnten wir für die Implementierung mehr Manpower gewinnen und die zahlreichen Akteure dennoch gut steuern.
2. Flexibilität und zielführende Maßnahmen durch iteratives Vorgehen
Agilität bedeutet vorausschauend zu planen und sich gleichzeitig die Möglichkeit erhalten, Pläne flexibel anzupassen. So erstellten wir zu Beginn jeder Projektphase einen Maßnahmenplan, prüfen diesen jedoch auch während der Umsetzung regelmäßig im Kernteam auf Sinnhaftigkeit. Dabei bauten wir auf Feedback aus der Produktion auf, um die Maßnahmen, entsprechend der aktuellen Herausforderungen und Bedürfnisse, zielführend gestalten zu können. Um dem gerecht zu werden, kombinierten wir traditionelle mit digitalen und agilen Methoden, wie beispielsweise virtuelle Sounding Boards und agile Dashboard Calls.
3. Aktive Einbindung wichtiger Stakeholder
Um das gegenseitige Verständnis zu erhöhen, unterschiedliche Perspektiven zu integrieren und damit tragfähige und nachhaltige Lösungen zu entwickeln, banden wir betroffene Mitarbeiter und Führungskräfte aktiv mit ein und förderten deren schnittstellen- und standortübergreifenden Austausch. Dies umzusetzen, war aufgrund räumlicher Entfernung, Zeitverschiebung und voller Terminkalender nicht immer leicht. Ein guter Mix aus persönlichen und virtuellen sowie formalen und informellen Formaten, ermöglichte es, auch diese Schwierigkeiten zu meistern.
An unterschiedlichen Standorten fanden abwechselnd face-to-face Workshops statt, um alle Standorte zu würdigen und Reisezeiten gleichermaßen fair aufzuteilen. Dabei wurde darauf geachtet, dies zeitlich mit bereits geplanten Dienstreisen und Veranstaltungen zu kombinieren. Ergänzende virtuelle Meetings variierten nach Bedarf in Häufigkeit, Dauer und Teilnehmer-Zusammensetzung. Zusätzlich schufen wir informelle Austauschmöglichkeiten wie Coffee Meetings.
4. Commitment und nachhaltige Umsetzung mit Hilfe maßgeschneiderter Kommunikation
Es ist selten möglich und meist nicht effizient, alle Betroffenen aktiv im Projekt zu beteiligen. Umso wichtiger ist ein zielgruppenorientiertes Kommunikationskonzept, das durch passende Inhalte und Kanäle alle Betroffenen abholt und so eine nachhaltige Umsetzung ermöglicht. In unserem Projekt umfasste dies sowohl die Nutzung digitaler Plattformen und Formate wie bspw. Artikel, Updates und FAQs im digital workspace, Newsletter, Sponsoren-Mails und Info Screens als auch interaktive Austauschformate wie Infomärkte und Dialogue Sessions an allen Standorten sowie Großgruppenveranstaltungen und Einzelgespräche.
5. Zusammenarbeit auf Augenhöhe
Egal welche Maßnahmen und Methoden wir einsetzen, ob analog oder digital,altbewährt oder modern, eines ist für uns unerlässlich und der wahrscheinlich wichtigste Erfolgsfaktor: die Bedürfnisse des Gegenübers berücksichtigen und auf Augenhöhe zusammenarbeiten! Konkret bedeutet das, passgenaue Ansätze für die jeweilige Kundensituation gemeinsam zu diskutieren sowie sich immer wieder die Zeit zu nehmen, auf der Metaebene die Zusammenarbeit zu reflektieren.
