Die Grundlage für “deep quality conversation” ist wirkliche Beteiligung. Dazu braucht jede:r den Raum für eine Stimme!
Virtuelle Meetings mit ausgeschalteter Kamera, bei denen nebenher Mails gecheckt werden, sind dafür Gift! Aber auch andere Verhaltensweisen haben sich in vielen Teams eingeschliffen, die wirklich nicht dazu beitragen, dass man sich interessieren, einmischen und mitdenken könnte und wollte: wie oft sitzen wir in Meetings, die unstrukturiert sind und keinen klaren Fokus haben. Vielredner reden, die Ruhigeren halten sich zurück. Infos vorab rar, Protokolle hinterher liest kaum eine:r.
Mach dir klar: Was kann DEIN Beitrag sein, um die Beteiligung aller zu ermöglichen? Hier ein paar Tipps, welche Stellschrauben Du drehen kannst…
Was ist der ZWECK Eures jeweiligen Tuns? Warum brauchst Du das Mitwirken und Mitgestalten der Anwesenden? Wenn klar ist, aus welchem Grund echte Beteiligung erforderlich ist, dann wird die Dringlichkeit des Handelns klarer. Erläutere daher, wofür es erforderlich ist, dass dein Gegenüber in der entsprechenden Tiefe vorbereitet ist. Zeige Konsequenzen und Zusammenhänge auf – und mach den Vorteil klar, was Du Dir davon versprichst vorbereitet zu sein. Und erkläre auch, was Du genau erwartest – tauscht Euch darüber aus, wie konkret Vorbereitung gelingen kann, damit konstruktiv am Thema gearbeitet werden kann. Über das Thema SINNHAFTIGKEIT stärkst Du auch die Motivation zur Mitarbeit und die Identifikation mit der Sache. Das unterstützt Dich auch in Situationen, in denen Du möglicherweise Commitment von einem Projektteam eines anderen Teams benötigst – in einer Matrixorganisation ist das oft ein Thema.
Tipp für Meetings: lade immer mit Nennung der “Ausgangserklärung” ein: zeige auf, was beim Meeting als ERGEBNIS herauskommen soll. Dann wird auch oft klar, was von den Beteiligten nötig ist, damit das gelingen kann.
Wer muss WAS wissen, und WIE bringst Du es rüber? Ein bewährtes Prinzip hierfür ist KISS – keep it short and simple. Denke Information immer von Deinem Gegenüber: was würdest DU wissen müssen, wenn Du an ihrer Stelle wärst? Was bräuchtest Du, um arbeiten oder mitdenken zu können? Denke nicht nur über das WAS und WIE nach, sondern auch über das WANN: gib genügend Zeit für die Verarbeitung von Information und für eventuelle Rückfragen, bring Deine Information auf den Punkt. Überlege, wer diese Info wirklich braucht (bzw. wer nicht), und mach die Information zur echten Vorbedingung für Dein nächstes Gespräch. Ohne Info, kein Meeting dazu! Bleib da hart. Manchmal hilft hier eine aufrechte Frage: “Was muss sich denn ändern, damit Du es schaffst, meine Unterlagen durchzuarbeiten?” Trau Dich, Deinen Eindruck zurückzumelden, dass der Umfang an Vorbereitung Deiner Meinung nach nicht ausreicht. Das gelingt mit einer nötigen Portion Fingerspitzengefühl, und der Erklärung des Gesamtbildes.
Unser Gehirn denkt gern in BILDERN– nutze das in Deiner Zusammenarbeit. Male auf, anstatt Stichpunkte zu machen (oder mach eben beides, wenn Du Angst hast, dass Deine Malkünste später zu viel Interpretationsfreiraum lassen). Das Erfassen von Gesagtem in Bildern hilft, ein gemeinsames Verständnis zu generieren – und deckt oft schneller auf, wo wir unterschiedliche Auffassungen haben. Wenn in Deinem Team keiner dabei ist, der sich traut das mal zu versuchen, dann arbeitet einfach mehr im Raum: mit Kreppband eine Zeitleiste auf dem Konferenztisch geklebt, lass die Teammitglieder Moderationskarten schreiben – Was ist wann passiert, und wie ging es mir damit? Das geht natürlich auch mit entsprechenden digitalen Mitteln wie virtuellen Whiteboards wie z.B. mural und Co.
Tipp: beim bildhaften Erfassen von Gesagtem google ich manchmal das Stichwort und ergänze das Wort “icon” als Suchbegriff – da bekommt man oft ein paar gute Anregungen, wie man etwas mit ein paar Strichen gut darstellen kann. In PowerPoint kann man unter “Einfügen” “Piktogramm” gut nach den Stichworten suchen und gleich ein passendes Bild einfügen. Dann musst Du nicht mal selbst kreativ werden. 😉
