Wenn es darum geht, in einer Projektgruppe gemeinsam eine große Veranstaltung zu planen, dann kann das eine Vielzahl von zeitintensiven Meetings bedeuten. Allein das Finden der passenden Formate und Methoden bringt großen Diskussionsbedarf mit sich – denn alle Beteiligten haben ihre eigenen Vorlieben und Interessen.
Da gibt es die, die Neues ausprobieren wollen, die es mal anders machen möchten – und dann die, die sagen: Lasst es uns wieder so machen wie letztes Mal, damit waren doch alle zufrieden! Da gehen schnell eine Menge Stunden drauf – und viele Unternehmen machen sich gar nicht klar, wieviel Ressourcen „Zeit“ und „Personal“ hier neben der „ganz normalen Arbeit“ investiert werden müssen – und welche Möglichkeiten der Gestaltung dabei nicht einmal gesehen werden, weil sie außerhalb der üblichen Denkwege liegen.
Österreichische Innovationsforscher haben in einem dreijährigen Forschungsprojekt ermittelt, worauf es bei der Organisation von Veranstaltungen ankommt. Sie haben daraus eine Methode entwickelt, die dazu dient, die Kernelemente einer Großveranstaltung schnell und effizient zu planen, so dass im Anschluss „Arbeitspakete“ mit klarer Auftragsklärung intern verteilt oder an externe Dienstleister weitergegeben werden können. Ein besonderer Mehrwert entsteht dabei durch die Klärung des Veranstaltungszieles aus Sicht der Teilnehmenden: Dieser Perspektivwechsel hilft, ein gemeinsames Verständnis für die Wahl der Formate zu entwickeln. Dabei werden die Kernaktivitäten immer gleich mit Möglichkeiten und Wünschen in Bezug auf soziale Interaktion, räumliche Aspekte sowie technologische Anforderungen betrachtet. So entsteht ein ganzheitliches Anforderungsprofil, das eine erfolgreiche Veranstaltung verspricht.
